En concreto, la Ventanilla Única de Inversión (VUI) agiliza diversos trámites para la apertura de empresas. Entre ellos, destacan la obtención del permiso sanitario de funcionamiento, que ahora se logra en tan solo 1 día, en lugar de los 90 días previos. Además, facilita la obtención del certificado de uso de suelo en colaboración con los ayuntamientos, la adquisición de la patente o licencia comercial, la gestión del seguro obligatorio de riesgos laborales con el Instituto Nacional de Seguros, y la inscripción en el Registro Único Tributario del Ministerio de Hacienda.
De forma adicional, el sistema VUI facilita otro tipo de trámites como son la autorización y registro de tanques estacionarios para el autoconsumo de combustibles, coordinado con el Ministerio de Salud. Y también ha reemplazado la herramienta utilizada por la Oficina de Leyes y Decretos con la que trabajan diariamente personas de 21 ministerios.
Este proyecto pionero ha sido presentado en la XIX edición de Expocontact, celebrada recientemente en Madrid, y que este año ha puesto el foco en la sinergia entre la capacidad humana e inteligencia artificial en el sector de la atención al cliente. Bajo el título “Impulsando la experiencia del cliente sin código: Caso de éxito de la Ventanilla Única de Inversión (VUI) con PROCOMER”, el director de VUI, Wilford Zamora, el implementador de soluciones de PROCOMER, Johnny Guillén, y el solution advisor de AuraQuantic, Enrique Bermudo, han analizado y presentado este proyecto a los asistentes del evento.
25 nuevos trámites de forma anual hasta 2026
Además, desde 2024, y hasta 2026, se incorporarán a la VUI una media de 25 trámites de forma anual, similares al añadido recientemente, como es el certificado veterinario de operación, otorgado por el Servicio Nacional de Salud Animal.
En total, la tecnología de AuraQuantic ha permitido que 51 gobiernos locales de Costa Rica realicen los 78 procesos implementados por el momento.
El desarrollo de esta tecnología ha reportado importantes avances cuantitativos. En particular, se ha reducido considerablemente el tiempo de procesamiento de datos; ahora los ciudadanos pueden rellenar documentos de forma digital, eliminando la necesidad de transcripción manual por parte del personal funcionario. Además, se ha logrado un 100% de trazabilidad de los trámites, una reducción del 100% en el uso de papel y una disminución del 80% en los desplazamientos necesarios para realizar gestiones burocráticas.
A nivel cualitativo, se ha conseguido digitalizar y centralizar todos estos trámites, mejorando notablemente la agilidad, eficiencia y calidad de la atención al ciudadano. También se ha logrado una mayor interoperabilidad entre administraciones, así como un mayor control y seguridad en los procesos. Asimismo, se ha incrementado el nivel de satisfacción de los usuarios gracias a la habilitación de un sistema bidireccional de comunicación con los ciudadanos y a una mayor transparencia en la gestión de los trámites.
Tal y como explica el director de VUI, Wilford Zamora, la implementación de AuraQuantic “nos ha permitido cubrir las necesidades de todos los costarricenses, al poder incluir y automatizar más procesos dentro de la plataforma, no solo aquellos relacionados con la apertura de empresas en el país”.
En la labor de sensibilización para el uso de la VUI, ha sido esencial el trabajo de la Promotora del Comercio Exterior de Costa Rica (PROCOMER). El personal de esta institución ha desempeñado un papel crucial al concienciar al personal de los ayuntamientos y fomentar el uso de la plataforma digital, considerando que cada consistorio se encuentra en etapas diferentes de digitalización e, incluso algunos, no han adoptado la gestión documental digitalizada.
La OCDE ha puesto la mirada en la VUI
"La VUI ha captado la atención de la OCDE gracias a su exitosa implementación", según destaca Pablo Trilles, CEO de AuraQuantic. En detalle, la organización internacional "ha iniciado conversaciones con los responsables de la VUI para compartir las buenas prácticas implementadas y replicarlas en otros servicios de ventanilla única similares en Latinoamérica".
Además, Trilles señala que "tengo conocimiento de que han recibido llamadas de instituciones del Gobierno de Colombia, República Dominicana y El Salvador, interesadas en la forma en que se ha puesto en marcha la VUI".
AURA es una compañía internacional proveedora y fabricante de software empresarial que fue fundada en 2002 por el Dr. Ingeniero Juan José Trilles. Su plataforma digital, AuraQuantic, permite a los usuarios crear aplicaciones personalizadas y automatizar procesos de manera ágil, sencilla y económica.
En la actualidad, AURA tiene una plantilla de más de 120 empleados, cuenta con sedes en España, UK y Miami (EE. UU.) y tiene presencia en más de 50 países de Latinoamérica, Norteamérica, Europa y Oriente Medio. En 2023 logró un crecimiento de dos dígitos de su cuota de mercado y tiene más de 2.000 consultores certificados y 100 partners que permiten llegar a más de 10 millones de usuarios finales.