El informe revela que la mayoría de las pequeñas empresas y autónomos desconoce los requisitos técnicos que deberán cumplir sus sistemas de facturación a partir de 2026 y sigue utilizando herramientas no homologadas, como hojas de cálculo o programas que no generan los registros exigidos por la Agencia Tributaria.
“Verifactu no es una simple actualización del software: es un cambio estructural en cómo se registran, validan y conservan las facturas. El problema es que muchas pymes aún no son conscientes de que deberán usar herramientas certificadas antes del 1 de enero de 2026 o el 1 de julio en el caso de los autónomos”, advierte Roger Dobaño, CEO de Quipu, la plataforma de facturación y tesorería para pymes, autónomos y asesorías.
ERRORES COMUNES Y RIESGO DE SANCIONES
El Barómetro Quipu revela que la mayoría de las pymes que han iniciado el proceso de adaptación a Verifactu están cometiendo errores que podrían derivar en sanciones o incidencias con la Agencia Tributaria. Entre los fallos más habituales destacan el uso de programas que no generan registros inalterables de facturación, la falta de trazabilidad o control de modificaciones, y el desconocimiento de la obligación de conservar los registros, incluso cuando no se opte por enviar la información directamente a la AEAT mediante el modelo Verifactu.
Otro de los puntos críticos es la escasa coordinación entre las empresas y sus asesorías fiscales, lo que está generando confusión sobre qué pasos deben seguirse para cumplir la normativa correctamente. El 72% de los despachos consultados asegura que está teniendo que reeducar a sus clientes y explicarles los riesgos de no adaptar a tiempo sus sistemas de facturación.
En caso de incumplimiento, las consecuencias no serán menores: sanciones económicas y una mayor exposición a revisiones fiscales. “La factura dejará de ser un documento aislado y pasará a formar parte de un registro trazable que la Agencia Tributaria puede auditar en cualquier momento. No adaptar los sistemas a tiempo puede traducirse en bloqueos de facturación o en sanciones por incumplimiento”, advierte Roger Dobaño.
UNA DIGITALIZACIÓN FORZADA… PERO CON POTENCIAL DE MEJORA
Aunque la normativa nace como una medida antifraude, Quipu advierte que también supone una oportunidad de modernización para las empresas y los despachos que den el paso de forma proactiva. Los datos de la plataforma reflejan que, entre las asesorías que ya han adoptado sistemas conformes, la automatización ha permitido reducir hasta un 60% el tiempo dedicado a tareas administrativas y mejorar la calidad de la información contable y fiscal.
El impacto de la digitalización también es medible a nivel macro. En 2024, España registró más de 557 millones de facturas electrónicas en el entorno B2B, un 21% más que el año anterior. Sin embargo, el 95% de las pequeñas asesorías y pymes aún utiliza Excel como herramienta principal, lo que limita su capacidad para adaptarse a la nueva regulación.
“Verifactu debe entenderse como una palanca de competitividad, no como una carga burocrática. Las pymes que digitalicen sus finanzas podrán trabajar de forma más eficiente, evitar errores humanos y acceder más fácilmente a financiación gracias a un histórico financiero más sólido”, apunta el CEO de Quipu.
LOS ASESORES, FIGURA CLAVE EN LA TRANSICIÓN
El Barómetro también identifica a los despachos fiscales y contables como actores fundamentales en la implantación de Verifactu. El 68% de los asesores consultados considera que esta normativa transformará su papel en los próximos dos años: pasarán de ser meros gestores administrativos a consultores estratégicos, capaces de ofrecer planificación financiera, control de tesorería y reporting avanzado.
“Las asesorías que integren soluciones como Quipu podrán multiplicar su capacidad operativa sin aumentar plantilla. Los despachos que no se adapten, en cambio, corren el riesgo de quedarse atrás frente a competidores más digitales”, concluye Roger Dobaño.