Sin embargo, la adaptación de las pymes y autónomos a este cambio sigue siendo un reto: solo el 7 % de las pymes españolas están preparadas para la transición digital y apenas el 59,1 % de las empresas utiliza un software de facturación, según el Informe Emprende de Holded y Visma.
¿Qué es Verifactu y cómo funciona?
Verifactu es un sistema que garantiza la autenticidad e integridad de las facturas electrónicas, exigiendo que cada una cuente con un código identificador único y que los datos se envíen en tiempo real a Hacienda. Su implementación supondrá un antes y un después en la relación entre las empresas, la Agencia Tributaria y las gestorías.
Para cumplir con esta normativa, será obligatorio utilizar un software de facturación certificado que impida la alteración de datos una vez emitidos. Además, las facturas bajo este sistema incluirán un código QR que permitirá su verificación y serán enviadas automáticamente por Holded, o por el software utilizado.
La comunicación de los registros de facturación a la AEAT es voluntaria, por lo que empresas y autónomos pueden optar por el envío automático de cada registro o, en su defecto, registrarlos sin envío, siempre que las facturas estén firmadas digitalmente y disponibles para la AEAT en todo momento. No obstante, incluso en este último caso, el software de facturación debe poder enviar los registros cuando Hacienda lo requiera.
¿Quiénes deben cumplir con Verifactu?
La ley antifraude será obligatoria para empresas y autónomos que emiten facturas a clientes finales o a otras empresas, excepto las acogidas al Suministro Inmediato de Información (SII) o a TicketBAI. También deben cumplirlo los negocios de sectores con alta incidencia de fraude fiscal, como el sector hostelero, el de la construcción o el comercio al por menor.
Además, se especula que, para los contribuyentes con facturación inferior a 6 millones de euros, la obligación de usar un software de facturación homologado entrará en vigor el 1 de enero de 2026.
Las pymes y el resto de la digitalización fiscal
La adopción de soluciones digitales sigue siendo baja en España. Según el ‘Informe Emprende’, elaborado por Holded junto a Visma, solo el 22 % de las empresas ha adoptado el uso de soluciones en la nube; un 19 % sigue utilizando Excel y un 13 % todavía recurre a métodos tradicionales, como papel y lápiz.
Este retraso en la digitalización se traduce en pérdida de tiempo y eficiencia. De hecho, el 50 % de los emprendedores en la región mediterránea dedica más del 40 % de su tiempo a tareas administrativas.
Usar un software de gestión instalado o en la nube reduce la carga administrativa y ahorra tiempo a quienes lo usan: el 54 % de las empresas que ya emplean herramientas digitales han reportado un ahorro de tiempo significativo, con un 30 % indicando un ‘ahorro moderado’ y un 24,1 % un ‘ahorro considerable’.
¿Qué sanciones implica el incumplimiento de Verifactu?
No cumplir con el sistema Verifactu a la hora de emitir información puede conllevar sanciones significativas:
● Empresas y profesionales que no usen software certificado pueden ser multados con hasta 50.000 euros por ejercicio fiscal.
● Los proveedores de software que no cumplan con los estándares establecidos pueden enfrentarse a sanciones de hasta 150.000 euros anuales.
● La comercialización o distribución de software sin certificación puede acarrear penalizaciones de hasta 1.000 euros por licencia.
Contabilidad colaborativa: una solución para la transición
Para adaptarse a Verifactu, muchas empresas están recurriendo a la contabilidad colaborativa, un enfoque que permite que contables, gestores y empresarios trabajen de manera conjunta y en tiempo real en una misma plataforma digital. La adopción de herramientas en la nube facilita esta colaboración, optimiza la comunicación y reduce errores en la gestión contable. No obstante, la resistencia al cambio y la falta de formación en nuevas tecnologías siguen siendo obstáculos que las pymes deben superar en esta transición.
Cómo pueden las empresas anticiparse a la transición hacia Verifactu
Ante este nuevo escenario, Holded, el software de facturación y mucho más para emprendedores y pymes, se posiciona como una solución en la nube para que pymes y autónomos puedan cumplir con Verifactu de forma sencilla y eficiente. Holded está diseñado para cumplir con todos los requisitos de Verifactu, emitir facturas verificables de manera automática y reducir la carga administrativa y mejorar la eficiencia operativa.
Con la fecha límite acercándose, es esencial que las empresas tomen medidas proactivas para adaptarse a Verifactu. Es por esto que, además, Holded ofrece recursos educativos, como webinars y guías, para ayudar a las empresas a comprender y prepararse para la implementación de Verifactu, asegurando una transición sin contratiempos hacia la nueva era de la facturación electrónica.