Radisson Hotel Group (RHG) contribuye a impulsar una nueva etapa en la organización de eventos del sector salud, favoreciendo la transición desde un modelo centrado en la gestión operativa de eventos hacia una disciplina estratégica orientada a mejorar el intercambio científico, la toma de decisiones y, en última instancia, los resultados en salud.
Estas conclusiones se recogen en el informe elaborado a partir del Radisson Hotel Group Knowledge Exchange: Healthcare Planning, Design and Strategy Summit, celebrado en Florencia (Italia), donde 75 expertos de la industria farmacéutica, agencias especializadas en salud y empresas de producción de eventos han analizado conjuntamente el futuro de los encuentros del sector sanitario.
Durante dos jornadas, los participantes han trabajado en sesiones colaborativas y workshops, creados para transformar el conocimiento compartido en metodologías y herramientas aplicables, alejándose del formato tradicional de congreso.
El informe concluye que las reuniones sanitarias están dejando de concebirse como eventos aislados para convertirse en herramientas de comunicación estratégica, que requieren un diseño estructurado, metodologías de evaluación y procesos de mejora continua.
"Las reuniones del sector sanitario ya no son únicamente un ejercicio logístico; se han convertido en plataformas estratégicas de comunicación capaces de generar resultados medibles en el ámbito científico, formativo y organizativo", afirma Muriel Poulenc, Senior Director, Sales Strategy de Radisson Hotel Group. "Cada vez más organizaciones son conscientes de que alcanzar mejores resultados exige ir más allá de una ejecución impecable. Es necesario llevar a cabo un diseño estructurado, procesos integrados y un enfoque más estratégico en la planificación, el desarrollo y la evaluación de cada reunión. Las organizaciones que lideren esta transformación estarán mejor preparadas para generar un impacto real."
El diseño de reuniones en el ámbito sanitario se convierte en una disciplina
Uno de los principales mensajes surgidos durante el encuentro de Florencia es la creciente profesionalización de la planificación de reuniones en el ámbito de la salud. El aumento de las exigencias regulatorias, la participación de múltiples grupos de interés y una mayor complejidad organizativa están impulsando la adopción de metodologías comunes, marcos de trabajo compartidos y sistemas de medición que permiten mejorar la eficacia de estos encuentros.
A partir de las conclusiones de la edición 2025 del Knowledge Exchange, los participantes trabajaron en el desarrollo de herramientas prácticas y replicables para reforzar la eficacia de las reuniones, garantizar el cumplimiento normativo y mejorar la experiencia de todos los agentes implicados.
El informe defiende que estos encuentros deben entenderse como sistemas diseñados de forma intencionada para facilitar el aprendizaje, la colaboración y la toma de decisiones dentro del ecosistema sanitario.
El organizador de eventos de salud adquiere un papel cada vez más estratégico
A medida que incrementa la complejidad de este tipo de encuentros, también evoluciona el papel del profesional responsable de organizarlas. El informe destaca cómo esta figura deja de limitarse a la coordinación logística para asumir un papel más estratégico, capaz de alinear a los distintos interlocutores, estructurar los procesos de trabajo y facilitar una mejor toma de decisiones durante todo el proceso de planificación.
Las sesiones de trabajo pusieron en valor que muchos de los retrasos, ineficiencias y duplicidades no responden a problemas de ejecución, sino a procesos de decisión fragmentados. Los participantes coincidieron en que unas mejores reuniones requieren estructuras de decisión más eficaces, una mayor alineación entre equipos y una implicación más temprana de los responsables de planificación.
La inteligencia artificial, por sí sola, no resolverá los retos del sector
Aunque la inteligencia artificial sigue protagonizando gran parte del debate en la industria, el encuentro ha cuestionado la idea de que la tecnología sea, por sí sola, la solución a los desafíos actuales.
Según el informe, aunque el grado de adopción de herramientas de IA es elevado, pocas organizaciones están aprovechando todo su potencial. El verdadero reto no reside en incorporar tecnología, sino en integrarla dentro de procesos de trabajo coherentes, modelos de gobernanza sólidos y sistemas eficaces de toma de decisiones.
Además, el informe identifica la fragmentación de procesos, la falta de coordinación entre equipos y la ausencia de estructuras homogéneas de planificación como algunos de los principales obstáculos para avanzar. En muchas organizaciones, entre el 40 % y el 60 % del tiempo dedicado a la planificación continúa destinándose a tareas que no generan valor.
Para revertir esta situación, Radisson Hotel Group propone la adopción de metodologías contrastadas como Lean Six Sigma, Agileo Sprint, con el objetivo de diseñar procesos más eficientes y orientados a resultados medibles.
Medir para mejorar
Entre las principales aportaciones del informe destaca el desarrollo del Meeting Flow Efficiency Ratio (MFER), un marco metodológico que permite evaluar el equilibrio entre las actividades que generan valor y el tiempo dedicado a tareas reactivas durante la planificación. Este modelo demuestra cómo las organizaciones pueden dedicar más tiempo a actividades de valor gracias a una mejor organización de los flujos de trabajo, la reducción de ineficiencias y una mayor coordinación entre equipos y grupos de interés.
Asimismo, el informe subraya la necesidad de dejar de entender los eventos como puntuales para avanzar hacia un modelo de relación continua con los profesionales de la salud. Esta evolución cobra especial relevancia teniendo en cuenta que el 66 % de los profesionales de este sector modifica su práctica clínica o sus decisiones de prescripción tras participar en simposios patrocinados por la industria, lo que pone de manifiesto el impacto que estos encuentros pueden tener tanto en la toma de decisiones profesionales como en los resultados para los pacientes.
Un sector preparado para evolucionar
Las conclusiones del informe fueron apoyadas por un panel formado por directivos de Inizio Engage XD, MCI, Emota y Open Audience.
A partir del análisis de datos del sector correspondientes al periodo 2018-2026, los expertos coincidieron en que el principal desafío no es la falta de estructura, sino la dificultad para transformar modelos de trabajo consolidados. Aunque la participación y la inversión siguen siendo elevadas, muchos formatos tradicionales no han evolucionado al mismo ritmo que las nuevas expectativas del mercado y el avance tecnológico.
El informe concluye que el futuro de las reuniones del sector sanitario estará liderado por aquellas organizaciones capaces de combinar metodologías sólidas, una coordinación más inteligente y un diseño estratégico para crear experiencias más eficaces, medibles y escalables.
Gracias a la combinación de conocimiento sectorial, colaboración con los principales actores de la industria y metodologías basadas en la mejora continua, Radisson Hotel Group sigue impulsando la evolución del diseño de reuniones del ámbito sanitario y al desarrollo de esta disciplina a nivel internacional.