Aprovechar el tiempo mientras se teletrabaja

Beneficios del teletrabajo

El teletrabajo, cuando es voluntario y moderado (1 o 2 días teletrabajando en una semana laboral de 5 días), tiene una influencia positiva en el desempeño del trabajador, a la vez que reduce sus niveles de estrés y las intenciones de abandono laboral. Esto es así porque el teletrabajo influye en dos aspectos claves para su bienestar:

1. Aumenta la autonomía del trabajador; es decir, su capacidad de decidir qué hacer, cómo hacerlo o cuándo hacerlo.

2. Mejora la posibilidad de conciliar, aspecto hoy altamente valorado por los trabajadores.

Sabemos además que si el teletrabajo se intensifica (más de 2 días teletrabajando), se acentúan los beneficios sobre la conciliación, pero a costa de dañar las relaciones con los compañeros de trabajo. Por eso, las combinaciones de 3-2 días o 4-1 de trabajo presencial y de teletrabajo son las más habituales en las organizaciones de nuestro entorno.

Organizar la jornada de teletrabajo

Al igual que el trabajo presencial, el teletrabajo requiere de organización (autoorganización en este caso) para poder sacarle el máximo partido. Si lo que se busca es tener un resultado satisfactorio del teletrabajo, todo lo ya conocido sobre la gestión del tiempo en las organizaciones es aplicable en el contexto del trabajo a distancia. Y por resultado satisfactorio me refiero tanto para el empleado como para la empresa. Al empleado le interesa su bienestar y a la empresa su efectividad o productividad. Las herramientas de gestión del tiempo, bien aplicadas, suelen servir a ambos propósitos.

Una buena gestión del tiempo hace que el trabajador lo emplee mejor, enfocándose en las tareas prioritarias. Pero, además de ese resultado aparentemente trivial, la gestión del tiempo también permite a los trabajadores tener una mayor percepción de control sobre su trabajo, influye en un mayor bienestar –en cuanto a la satisfacción con el trabajo y a la satisfacción con la vida en general– y, además, permite reducir los niveles de estrés.

Desde el punto de vista de la organización, la gestión del tiempo mejora el desempeño laboral de los trabajadores y reduce la tendencia a la procrastinación. La razón de todos estos efectos descansa, fundamentalmente, en el primero de los elementos mencionados: la percepción de control. Saber gestionar el tiempo hace que experimentemos un mayor control sobre nuestro trabajo.

Tiempo y trabajo

El interés por los programas de gestión del tiempo no es nuevo, ya existía al menos desde la década de los 50 del siglo pasado, cuando empiezan a proponerse técnicas sencillas, como la elaboración de listas de tareas. Ahora, las técnicas de gestión del tiempo incluyen:

• Establecer objetivos.

• Planificar las tareas elaborando listas, reservando espacios de tiempo para su ejecución, marcando fechas de finalización y monitorizando su progreso.

• Priorizar las tareas según criterios como su importancia o su urgencia.

• Considerar los ritmos habituales y personales de trabajo.

• Manejar tareas inesperadas, siendo asertivos y capaces de rechazar nuevas tareas que perjudiquen el desempeño de las ya comprometidas.

Biorritmo laboral

Me detengo brevemente en el punto de los ritmos personales. Es muy importante el autoconocimiento para saber a qué horas del día tenemos más energía y realizar en esos tramos horarios las tareas que requieren más esfuerzo. O, si se quiere, se puede ver al revés: realizar las tareas rutinarias y que requieren menos esfuerzo en los periodos en los que sabemos que disponemos de menos energía.

Se sabe que, en general y para los horarios laborales más frecuentes, los trabajadores siguen un patrón de dobleuve invertida en cuanto a la energía. Se comienza la jornada a medio gas para alcanzar un pico de energía unas 2 horas más tarde y luego decaer hacia la hora de la comida por el simple efecto de la fatiga. Tras el receso de la comida, aparece un nuevo ciclo de recuperación, esta vez más corto, hasta que aparece de nuevo la fatiga al cerrar la jornada.

Influencias personales y organizacionales

Hay que considerar también las características personales propias y el efecto del contexto. La principal influencia personal para una buena gestión del tiempo es un rasgo de personalidad: la responsabilidad. Las personas más responsables organizan mejor su tiempo. Aunque parezca obvio, conviene no olvidar que estamos hablando de rasgos de personalidad, o sea, de diferencias individuales que habrá que aceptar como tales.

En cuanto a las diferencias contextuales, hay que prestar atención a las normas del grupo de trabajo y a la propia cultura organizacional. Generar equipos y organizaciones con culturas favorables a la gestión del tiempo es algo en lo que se podrá incidir de manera significativa, por ejemplo, a través del ejemplo que ofrecen los líderes de la organización.

¿Y cuando el trabajador no tiene autonomía en su trabajo?

Pretender conseguir todos los efectos positivos de los programas de gestión del tiempo en contextos en los que no se dota de autonomía al trabajador es esperar milagros. La autonomía ha de ser siempre una opción: es la forma de contar con la voluntad del trabajador para, junto con el acceso a herramientas del gestión del tiempo, hacer que su bienestar aumente, a la vez que lo hace la efectividad de la organización. Dos objetivos que bien merecen dotarle de dicha autonomía.

Jose Navarro, Catedrático de Psicología del Trabajo y de las Organizaciones, Universitat de Barcelona

Este artículo fue publicado originalmente en The Conversation. Lea el original.