“La factura es el documento mercantil obligatorio para empresas y autónomos en nuestro país, siempre que el cliente sea otra empresa u otro autónomo, que justifica la compra o venta de un producto o servicio”, recuerda Marta Zaragozá, CEO de Declarando. “Además, el contenido de la factura es la base de las obligaciones fiscales de los autónomos con Hacienda, pues es el que determina los ingresos de la actividad en la Declaración de la Renta; la liquidación trimestral del IVA o la deducción de los gastos relacionados con el negocio”, subraya.
Declarando recuerda que la entrada en vigor la Ley 18/2022 (Ley Crea y Crece) dará un plazo de dos años, desde el mes de julio de 2024, para adaptarse a la nueva factura digital. Además, los autónomos deberán conservar las facturas durante un mínimo de cuatro años, ya que estarán obligados a presentar este documento si el cliente así lo exige por fines fiscales, cuando realicen exportaciones de productos exentas de IVA, en caso de entregas intracomunitarias de productos que estén exentas de IVA y cuando el cliente sea la Administración Pública.
Factura completa y factura simplificada
En España existen hasta 10 tipos diferentes de facturas. Sin embargo, todas ellas emanan de la factura completa o de la simplificada.
La factura completa, conocida también como factura ordinaria o comercial, es la que tiene que emitir cualquier autónomo, como norma general, en sus operaciones con los clientes. Para que sea válida, el contenido debe incluir:
• Número de factura. Es importante que la serie sea correlativa y no contenga saltos entre facturas.
• Fecha de emisión.
• Datos identificativos de quien hace la factura y del cliente. Es obligatorio que figure el nombre o razón social, el NIF y la dirección.
• Descripción del servicio o de los productos, incluido el precio por unidad antes de aplicar los impuestos.
• Base imponible de la factura. Es el importe final de los servicios antes de aplicarle los impuestos.
• Tipo de IVA y de retención IRPF.
• Importe de IVA y de la retención que se aplica.
• Importe tota de la factura.
Además, en caso de que la fecha de las operaciones sea diferente a la fecha de la emisión de la factura, deberá indicarse.
Por su parte, la factura simplificada consiste en una versión más sencilla de la primera. En este caso, el contenido será mismo pero no será obligatorio incluir ni el nombre del cliente, ni desglosar el importe del IVA.
Los requisitos para poder emitir la factura simplificada son que el importe total de la factura no supere los 400 euros, de manera genérica, o los 3.000 euros en algunas actividades como venta al pormenor, restauración, hostelería o transporte de personas.
Otros tipos de factura recogidos en la legislación
Más allá de la completa y la simplificada, los diferentes tipos de factura que se pueden emitir en España, en función de las características de cada operación, son los siguientes:
• Factura electrónica
Se trata de una factura en formato digital que será obligatoria para todos los autónomos a partir del mes de julio de 2024, sustituyendo de manera completa a las facturas en papel.
En este caso, se diferencia el formato estructurado y la factura en formato no estructurado. La primera se genera en un formato electrónico que permite la transmisión automática entre quien emite la factura y quien la recibe y es obligatoria para las empresas cuando el cliente es la Administración pública.
• Factura rectificativa
Es el documento que sirve subsanar un dato incorrecto en una factura ya emitida. Es obligatorio que contenga los datos de la factura que se rectifica (número y fecha de emisión), así como especificar el motivo de la rectificación.
• Factura recapitulativa
Se conoce también como factura resumen y permite facturar, en un mismo documento, operaciones en fechas diferentes con un mismo cliente. En este caso, el reglamento obliga a que las operaciones tengan lugar el mismo mes natural y a que se emitan, como tarde, el último día del mismo mes si el cliente es un particular, o hasta el día 16 del mes siguiente si el cliente es otro autónomo o empresa.
• Factura proforma
Es una factura informativa y su fin es concretar una operación antes de llevarla a cabo. Su utilización es común en el comercio internacional como un documento de aduana para detallar las características de la mercancía.
• Duplicado de factura
Hacienda solo permite la emisión de un original por cada factura. Sin embargo, si el documento original en papel se extravía o es necesario enviar la misma factura a diferentes destinatarios, se podrá emitir un duplicado con el único requisito de especificarlo de manera clara y expresa en el documento.
• Factura por el destinatario o por un tercero
Se trata de una factura ordinaria, pero la particularidad es que quien la emite es el cliente o un tercero. Para estos casos, Hacienda exige que exista un acuerdo previo que autorice al cliente a emitir la factura por parte del autónomo o la empresa que haya realizado la operación; que el autónomo o empresa autorice cada factura de manera individual; que el cliente emita una copia de la factura al autónomo o empresa que haya efectuado la operación y que la factura se expida a nombre y por cuenta del empresario o profesional que haya realizado la operación, aunque la confeccione y emita el cliente o un intermediario.
• Factura intracomunitaria
Es la factura que los autónomos están obligados a emitir cuando los clientes o los proveedores pertenecen a otro país de la Unión Europea (UE). En este caso, en la factura será necesario aplicar el IVA intracomunitario teniendo en cuenta el tipo de operación (servicio o producto) y el tipo de cliente (autónomo, empresa o particular).
Las facturas intracomunitarias no deben aplicar el IVA si se emiten entre autónomos o empresas que estén inscritos en el Registro de Operaciones Intracomunitarios (ROI). Si el cliente es un particular, la regla cambia y en la factura habrá de aplicarse el IVA español.
Asimismo, en caso de superar los 10.000 euros en el año anterior o durante el año en curso, el autónomo tendrá que darse de alta en ventanilla única y aplicar el conocido como régimen de la unión, lo que supone que tendrá que aplicar el IVA del país europeo de destino.
• Factura extracomunitaria
Se trata del documento que aplica a las operaciones con clientes o proveedores que residen en un país que no pertenece a la UE. En el caso de vender productos o servicios, la factura irá sin IVA y habrá que emitirla como una factura ordinaria.
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