“Los proyectos de implementación pueden parecer sencillos, pero la verdadera complejidad radica en la labor interna de identificar las necesidades y movilizar todas las áreas de la empresa”, explicó Diana Salazar, B2B Solutions Sales Manager de Generix.
El Foro Anual de Facturación Electrónica, organizado por la Asociación Española de Financieros de Empresa (ASSET), ha constituido un espacio de referencia para debatir sobre la situación actual y los próximos pasos hacia la adopción total de la e-factura en España. Entre las voces expertas que se dieron cita, Diana Salazar, B2B Solutions Sales Manager de Generix, compañía global de software empresarial que ofrece una amplia cartera de soluciones SaaS en cadena de suministro, finanzas, comercio e Integración B2B, ofreció a los espectadores las claves para llevar el proceso de transición de la planificación a la acción.
Uno de los temas más esperados fue el avance de la aprobación del reglamento técnico de la Ley Crea y Crece, prevista para los próximos meses. La norma se posiciona como hoja de ruta para cumplir con los estándares de facturación electrónica marcados por Europa, con el proyecto ViDA. Una vez la regulación entre en vigor, las primeras afectadas serán las empresas con un volumen de facturación superior a 8 millones de euros, que tendrán un año para adaptar sus sistemas desde la publicación del Real Decreto en el BOE. Mientras, el resto de empresas tendrán hasta dos años para cumplir con esta obligación.
La mesa de debate sobre “Facturación electrónica e impacto tecnológico” estuvo protagonizada por Diana Salazar, junto a Javier Lafont, CTO de Invoway, David Sarmiento, dirección de Compras, Cadena de Suministro y Operaciones en ILUNION, y Alberto Mezquita, responsable de Organización y Sistemas en Froneri. El objetivo de la charla fue abordar cómo las nuevas herramientas tecnológicas de facturación electrónica están facilitando el trabajo de los equipos internos y el futuro inminente que espera a las grandes y pequeñas empresas en su adopción.
“Muchas compañías han decidido aparcar el proyecto de implementación de la e-factura hasta que salga la norma. Esto en algunos casos puede ser un error, ya que, dependiendo de la complejidad de la empresa, puede llevar más o menos tiempo. Hay muchas cuestiones previas a tener en cuenta nivel a nivel organizacional, como analizar la situación actual y definir nuestras necesidades específicas”, afirma Diana Salazar.
Claves para trazar la hoja de ruta empresarial hacia la e-factura
La experta de Generix compartió recomendaciones clave para que las compañías tengan claro qué aspectos deben considerar antes de implementar una solución de facturación electrónica. El primer paso es identificar desde dónde parten y establecer claramente los objetivos a alcanzar. En caso de las grandes organizaciones compuestas por diferentes sociedades, es fundamental analizar cómo la entrada en vigor de la nueva normativa afectará a cada una de las empresas del grupo y el tiempo con el que cuentan para llevar a cabo la transformación.
Otro aspecto crucial es la evaluación de los sistemas ERP existentes, ya que estos deberán estar integrados para garantizar la interoperabilidad. Es importante determinar si se requieren ajustes o si será necesario contar con un proveedor de soluciones que facilite la transición y asegure el éxito de la implementación. Además, la digitalización no solo impactará en el área fiscal; departamentos como IT también se verán involucrados, por lo que es esencial evaluar su situación actual y si se requerirá una mayor inversión en tecnología o capacitación de los equipos.
Finalmente, la experta ofreció consejos sobre la selección de un proveedor digital, un factor determinante para el éxito y la seguridad de la transformación. En relación a ello, Salazar explicó que antes de contratar a un proveedor, es necesario verificar su experiencia, la cartera de clientes que ha atendido, y si cuenta con certificaciones de seguridad que garanticen la protección de la información sensible de la empresa.
“Son proyectos que parecen fáciles, pero la verdadera complejidad reside en el trabajo interno de organización y movilización de todas las áreas de la empresa”, afirma la B2B Solutions Sales Manager de Generix.
La facturación digital y el impulso de la digitalización de las empresas
Todas las empresas que han materializado su proceso de implementación de la e-factura ya han experimentado los beneficios que ofrece en términos de eficiencia organizacional. La automatización de procesos permite eliminar tareas manuales y mecánicas que antes consumían gran parte del tiempo del equipo financiero, aumentando así la productividad y la precisión en la gestión de facturas.
No obstante, en el foro se expuso que, para las pequeñas empresas que manejan un volumen reducido de emisión y recepción de facturas, la inversión en digitalización sigue representando un desafío importante. En España, a diferencia de otros países que han avanzado en la implementación por fases, se ha abordado la transición hacia la factura electrónica de manera integral desde el principio. Esto implica que las grandes empresas deben encontrar soluciones para convertirse rápidamente en facturadoras electrónicas para la emisión como para la recepción de facturas.
“Contar con un sistema de facturación electrónica nos brinda múltiples ventajas. La digitalización de la información permite acceder a datos valiosos que, combinados con tecnologías como la Inteligencia Artificial y el Machine Learning, pueden mejorar significativamente la eficiencia de los departamentos financieros” afirma Salazar.
Además, la factura electrónica puede integrarse fácilmente con otras soluciones, como sistemas de pagos electrónicos y gestores documentales, optimizando así el almacenamiento y reduciendo la acumulación de papel. Si el proveedor tecnológico cuenta con la certificación adecuada, la e-factura también se convierte en un mecanismo seguro para proteger la información.
Por último, otras de las ventajas que ha señalado la representante de Generix han sido la reducción de la huella de carbono empresarial, la mejora en la transparencia de la comunicación entre cliente y proveedor, y la capacidad de recopilar datos a nivel global para empresas con presencia internacional.